Prototype Finance Kreasi · Workspace untuk BOD, Finance, dan Operasional

Status Sistem

Operasional

Sumber Kebenaran1 sistem · 8 view
PT AktifKreasi · Sinergi
Klien Master7 klien aktif
PIC Aktif6 (Ops 4 · Finance 2)
Alert Terbuka—
Project Berjalan—

Akses Cepat per Role

Pilih sesuai peran

Tur Skenario End-to-End

Untuk demo & onboarding

Klik ▶ Tur Skenario di kanan atas untuk berjalan melalui satu proyek Sayap Mas dari brief sampai pembayaran (9 langkah), atau pilih salah satu dari 3 mini-tur eksepsi: Energizer tanpa PO, Nutrifood PO under CE, Ichitan revisi 7 kali.

Cashflow Mingguan

Ringkasan live

Alert Risiko Aktif

— terbuka

Project P&L Watchlist

Terpisah per PT

Project	PT	PIC	CE	Actual	Status

Pemisahan PT — Total Mingguan

Kreasi vs Sinergi

PT Kreasi Pandawa Sakti Rp 3,82 M Cash-in forecast 4 minggu

PT Sinergi Unggul Barakarsa Rp 1,00 M Cash-in forecast 4 minggu

Konsolidasi (akses BOD) Rp 4,82 M Hanya untuk user multi-PT

Siklus CE — di mana proyek Anda sekarang

Contoh: Ichitan Roadshow

✓Draft dibuatOps

✓Nomor CE diberikanPak Prima

3Lengkapi cost & marginOps · sekarang

4Menunggu BODApproval

5Approvedv1

6Locked oleh POFinal

PO Follow-up · Per Klien

Status: Missing · Received · Matched · Under · Over · Not Required

Project	Klien	Sumber PO	Nomor PO	CE	PO	Status	PIC

Form Budget Request

Bisa tanpa PO (di-flag)

Project CE Reference Jumlah Pengajuan Tujuan PO Number

Flag: PO Pending Advance vs CE: 61%

Total advance setelah pengajuan iniRp 540 jt / 880 jt · 61%

080% peringatan95% blokirCE

Total Advance vs CE Limit

Peringatan otomatis di 80% & 100%

BAST Tracker

Hanya proyek dengan BAST Required

Project	Klien	PIC	Draft	TTD Klien	Submitted ke Finance	Status
Nutrifood Sampling	Nutrifood	Albi	✓ 18 Mei	✓ 21 Mei	✓ 22 Mei	Submitted
Otsuka Retail	Otsuka	Ipo	✓ 19 Mei	—	—	Menunggu TTD

Klien lain (Energizer, Eveready, Sayap Mas, Ichitan, Bital) ditandai BAST Not Required di Master Data sehingga proyek-proyek mereka tidak muncul di sini dan tidak memblok alur invoice.

Mockup UX mobile-first untuk team Ops. Form simple, tap target ≥ 44 px, single-thumb zone, sticky bottom nav. Tujuannya bukan replica desktop responsive — tapi shell terpisah yang dirancang untuk dipakai di lapangan / event / di klien.

3 PO Pending

2 Budget Belum Acc

Hari Ini

Lihat semua

Ichitan · Roadshow Launch CE v3 Locked · PO Rp 410 jt Tagih hari ini · siapkan invoice

Energizer · Display Invoice overdue 14 hari · Rp 371 jt Tindak lanjut klien

Bital · Sampling Sekolah Due Soon · 3 hari · Rp 145 jt Cek pembayaran klien

Aksi Cepat

Ajukan Budget (Form Simple)

Foto PO (WhatsApp pattern)

📷 Ketuk untuk ambil foto PO dari kamera

Queue Validasi PO vs CE

Bandingkan nilai & klien

ID PO	Sumber	Project	CE	PO	Status	PIC

Buat Invoice — pilih basis

Sayap Mas · Event Activation

Invoice bisa berbasis PO, BAST, atau Quotation Approved (klien tanpa PO seperti Energizer). Sistem memilih basis yang tersedia — yang lain dinonaktifkan agar tidak salah pilih.

Split billing — invoice ke berapa3 / 12 invoice · seri SER-2026-019

06 soft cap12 hard cap (perlu BOD)

AR & Overdue Tracker

Due & overdue

Invoice	Klien	PT	Nilai	Due	PIC	Status

Tax Queue — Faktur Pajak

e-Faktur DJP / Coretax

Invoice	Klien	Nilai	Status Faktur	Sistem	PIC Finance

Carry Over

Dana sisa klien

Klien	Project	Sisa	PT	PIC	Umur	Status

Unearned Revenue

Bayar sebelum kerja

Klien	Project	Invoice	Nilai	PT	PIC	Status

Uncovered Receivable

Kerja di luar PO

Klien	Project	CE	PO	Gap	PT	PIC	Status

Old Cash-out tanpa Invoice

> 30 hari

Project	PIC	Cash-out	Umur	CE Status	Saran
Sayap Mas Event Aktivasi	Ipo	Rp 480 jt	31 hari	Approved	Cek upload Coupa, lalu invoice segera
Ichitan Roadshow	Joan	Rp 220 jt	34 hari	Approved	PO email belum masuk — escalate ke marketing klien
Otsuka Retail (additional)	Ipo	Rp 80 jt	38 hari	Need re-quote	Masuk ke Uncovered Receivable, buat quotation tambahan

Pilih Dokumen

Quotation · CE · PO · BAST · Invoice · Faktur Pajak

Kritis

Peringatan

Info

Tiga ledger terpisah untuk eksposur keuangan yang dulu hilang di Excel: Carry Over (dana sisa klien), Unearned Revenue (bayar sebelum kerja selesai), dan Uncovered Receivable (kerja di luar nilai PO). Masing-masing punya PIC, umur, dan status settlement.

Carry Over · Dana Sisa Klien

1 entri terbuka

Rp 96 jt

Sayap Mas punya dana sisa untuk di-offset Dari PO 4570016220 (Activation Q1) · umur 45 hari · bisa dikurangkan dari quotation berikutnya

Klien	Project	PO Referensi	Sisa	PT	PIC	Umur	Status

Unearned Revenue · Bayar Sebelum Kerja Selesai

1 entri terbuka

Klien	Project	Invoice	Nilai	PT	PIC	Umur	Status

Uncovered Receivable · Kerja di Luar PO

3 entri terbuka

Klien	Project	CE	PO	Gap	PT	PIC	Status

Master Data dikelola Admin (atas approval BOD untuk perubahan kebijakan). Berikut yang jadi sumber kebenaran sistem.

Entitas PT

2 PT aktif

PT Kreasi Pandawa SaktiPrimary
PT Sinergi Unggul BarakarsaActive

Threshold Alert

Bisa beda per PT

Advance approaching CE80%
Advance exceeds CE100%
Missing PO setelah project mulai7 hari
Invoice due soon5 hari
Old cash-out tanpa invoice30 hari
Large outstanding per klienRp 500 jt

Daftar Klien & Aturan Khusus

7 klien aktif

Klien	Sumber PO	BAST Required?	Billing Exception	Catatan

Manajemen Pengguna & Akses

Admin mengelola akun, peran, dan akses PT langsung di sistem — termasuk menonaktifkan akun yang keluar. Peran menentukan menu & aksi yang terlihat; akses PT menentukan data yang bisa dilihat.

Nama	Peran	PT Access	Portfolio Klien	Status
Maytrie Vijayantoro	BOD	Kreasi · Sinergi	—	Aktif	Ubah
Pak Prima	CE Authority	Kreasi · Sinergi	Penomoran CE	Aktif	Ubah
Arum Sulistiowati	Finance	Kreasi · Sinergi	Semua	Aktif	Ubah
Rinaldi Agustian	Finance · AR	Kreasi	Semua	Aktif	Ubah
Santi Mustari	Ops PIC	Kreasi · Sinergi	Sayap Mas	Aktif	Ubah
Ipo Suryono	Ops PIC	Kreasi · Sinergi	Sayap Mas, Otsuka	Aktif	Ubah
Joan Octavia Susilowati	Ops PIC	Kreasi	Ichitan, Energizer, Eveready, Bital	Aktif	Ubah
Albi Brama Sanjaya	Ops PIC	Kreasi	Nutrifood	Aktif	Ubah
Dwi Hartanto	Ops PIC	Kreasi	—	Nonaktif	Aktifkan

Galeri form mockup dikelompokkan per role. Tujuan: BOD & Finance bisa lihat persis seperti apa setiap form di sistem nanti — field, helper text, validasi, dan tombol aksi. Iterasi sekarang: 3 form BOD sudah siap (paling kritis untuk demo); Ops & Finance menyusul di iterasi berikut.

CE Draft Capture Step 1

Ops · Project Initiation

Catat CE Draft sebagai langkah paling pertama setelah project dibuat. Pak Prima sudah keluarkan nomor CE manual — tugas Ops di sini hanya mencatat shell minimal di sistem. Cost components dan nilai diisi nanti (Step 3) setelah klien approve Quotation.

Nomor CE ⚠ Tanyakan ke Pak Prima dulu — sistem tidak generate otomatis. Validasi unique per PT. Project

Klien Brand

PIC PT Entity

Status awal: Draft · belum di-approve BOD Cost & margin diisi di Step 3 (setelah Quotation approved klien)

▶ Setelah CE Draft tersimpan, lanjut ke Step 2 · Quotation — nomor CE ini otomatis muncul sebagai pilihan dropdown.

Quotation · Buat / Revisi Step 2

Ops · Document

Form quotation dengan multi-revisi. Wajib mencantumkan CE Draft yang sudah dibuat di Step 1 — dropdown hanya menampilkan CE Draft yang ada di sistem untuk project terpilih.

Linked CE Draft (wajib) Belum ada CE Draft? Buat dulu di Step 1 · CE Draft Capture.

Nomor Quotation Auto-generate, bisa diubah manual Versi

Project

Klien Brand

Item Quotation

Subtotal Agency Fee (%)

Total Quotation Lampiran (proposal teknis, mockup)

▶ Setelah Quotation di-Approve klien, lanjut ke Step 3 · CE Submit ke BOD — lengkapi cost components & margin di CE Draft yang ditautkan.

CE Submit ke BOD Step 3

Ops · Decision Trigger

Setelah klien approve Quotation, lengkapi CE Draft yang sudah dibuat di Step 1 (cost components, nilai, expected margin) dan submit ke BOD untuk approval. Dua mode: kirim Draft pertama kali, atau buat Versi baru kalau CE existing belum dapat PO.

Mode Submission Submit CE Draft ke BOD — lengkapi CE Draft existing (status Draft) lalu kirim untuk approval awal (jadi v1) Versi Baru — CE sudah pernah Approved tapi belum PO; submit revisi sebagai v2 / v3 (versi lama jadi Superseded)

Pilih CE Draft / CE Existing CE Draft dibuat sebelumnya via Step 1 · CE Draft Capture. Kalau tidak ada di dropdown, buat dulu Draft-nya. Quotation Reference (sudah Approved klien)

↓ Lengkapi field berikut sebelum submit ke BOD

Nilai CE Expected Margin

Cost Components Catatan untuk BOD (justifikasi)

CE Draft akan berubah status: Draft → Submitted BOD bisa Approve / Reject / Request Revision

PO Capture · Multi-Sumber Step 4

Ops · Document

Tangkap PO dari berbagai sumber. Pilih sumber dulu, field di bawah menyesuaikan. Untuk klien tanpa PO (Energizer-style), pilih "Tidak Ada — Basis Quotation".

Project CE Reference (terkunci setelah PO masuk)

Sumber PO

🔗CoupaAuto-sync dari portal Coupa klien (Wings) 📧Email PDFKlien kirim PO via email · upload PDF 📱WhatsApp FotoFoto langsung dari kamera HP 🏢Vendor PortalOtsuka / sistem klien lain 📄FisikDokumen kertas · scan ke PDF ∅Tidak AdaBasis Quotation Approved (Energizer-style)

Nomor PO Format Coupa Wings: 10 digit numeric Tanggal PO

Nilai PO Lampiran (PDF / foto / scan) Catatan

BAST · Workflow Tahapan Step 5

Ops · Optional Document

BAST hanya untuk klien yang require BAST (flag di Master Data). Workflow 4 tahap dari Draft sampai Submitted ke Finance. Tahap aktif = highlight.

Project

Nomor BAST Klien

Workflow Status

1 · Draft18 Mei 2026 · Word template
2 · Printed20 Mei 2026 · cetak untuk TTD
3 · TTD Klien21 Mei 2026 · in progress
4 · Submittedmenunggu scan

Upload Scan BAST (signed) JPEG / PDF · max 10 MB Catatan Revisi (jika ada)

Akan terhubung ke INV-2026-045 (Nutrifood) Klien Nutrifood: BAST Required

Budget Request · Cash Advance Kapan saja setelah CE Draft

Ops · Cash Flow Trigger

Pengajuan cash advance terhadap CE. Boleh tanpa PO (di-flag). Sistem otomatis menjumlahkan total advance vs CE limit, warning di 80 %, blok di 100 %.

Project CE Reference

Jumlah Pengajuan Tipe Pengajuan

Tujuan / Detail Advance

PO Number ⚠ Boleh kosong / "0" jika PO belum terbit — akan ter-flag Lampiran CA

Rekening Tujuan

Bank Nomor Rekening

Nama Rekening

Total Advance vs CE Limit Rp 540 jt / Rp 880 jt

61% terpakai · masih aman (warning di 80%, blok di 100%)

Flag: PO Pending Akan terhubung ke CE-PRIMA-2026-020

Approve CE (v1) · Awal

BOD · Decision Point

Form approval untuk CE versi pertama. Direktur lihat detail CE, lalu Approve, Reject, atau Request Revision. Nomor CE diisi manual oleh Pak Prima.

Nomor CE Diisi manual oleh Pak Prima (eksternal sistem) Versi

Project

Klien PT

Nilai CE Expected Margin

Cost Components (ringkasan) Requester Catatan Approver (opsional)

Approve CE Version (v2 / v3) · Lanjutan

BOD · Decision Point

Form approval untuk versi baru CE yang muncul saat PO belum terbit. Direktur lihat diff dibanding versi sebelumnya — fokus ke yang berubah, bukan baca ulang seluruh CE.

Nomor CE Versi Baru

Project

Diff: v2 → v3

Hanya field yang berubah

Nilai CE Rp 410.000.000 → Rp 410.000.000 tetap

Expected Margin 10,0 % → 10,5 % +0,5 pp

Item Cost 3 item → 4 item +1 item baru: "Talent honor"

Timeline 14 hari → 21 hari +7 hari · penyesuaian klien

Alasan Revisi (dari Ops)

Klien meminta penambahan talent honor & perpanjangan event 1 minggu. Margin disesuaikan agar tetap di atas threshold 10 %.

Catatan Approver (opsional)

v1 & v2: Superseded · auditable Setelah PO terbit: CE akan LOCKED

Reject with Reason · CE / Budget Request

BOD · Decision Point

Form penolakan terstruktur. BOD wajib menulis alasan + tipe revisi yang diminta agar Ops tahu apa yang harus diperbaiki — bukan sekadar "tolak".

Dokumen Tipe Dokumen

Alasan Penolakan (wajib) Alasan ini langsung terkirim ke requester (Ops PIC) sebagai notifikasi.

Tipe Revisi yang Diminta Item / Scope Harga / Nilai CE Margin tidak memenuhi threshold Timeline tidak realistis Lainnya (jelaskan di alasan)

Saran Perbaikan (opsional)

Notifikasi Notify Ops PIC (Joan / Santi / dst.) Notify Finance (untuk audit trail) Notify Pak Prima (jika menyangkut nomor CE)

Validate PO · vs CE

Finance · Control Point

Finance memvalidasi PO yang masuk dari Ops. Bandingkan nilai PO vs CE, pilih hasil. Status Under CE otomatis membuat entri Uncovered Receivable.

PO Submission dari Ops

CE Reference

Nomor: CE-PRIMA-2026-020 v1
Nilai: Rp 358.000.000
Margin: 7,5 %
Status: Approved

                    PO yang Masuk
                    Nomor4570020118
NilaiRp 320.000.000
Tanggal22 Mei 2026
SumberCoupa

                  

Gap PO vs CE Rp 38.000.000 PO Under CE · 89% coverage

Hasil Validasi Matched — PO = CE, siap tagih Under CE — PO < CE, sisa otomatis ke Uncovered Receivable Over CE — PO > CE, review apakah CE perlu revisi Needs Review — data tidak lengkap, kembalikan ke Ops Not Required — klien tanpa PO (basis Quotation)

⚠ Akan dibuat Uncovered Receivable Rp 38 jt (auto) CE akan LOCKED setelah validasi tersimpan

Catatan Validasi

Create Invoice · Single / Split Billing

Finance · Billing

Form pembuatan invoice. Toggle Split Billing untuk membuat seri invoice berurutan (Inv 1 dari N, 2 dari N, …). Setiap row punya nilai & milestone sendiri. Total seri otomatis dicek ≤ nilai PO.

Project

Linked CE Linked PO

Linked BAST (jika ada)

Mode Billing Single Invoice — 1 invoice untuk seluruh nilai PO Split Billing — seri invoice per milestone (Inv 1 dari N, 2 dari N, …)

Split Billing · 3 Tranche

1 / 3

2 / 3

3 / 3

Total seri: Rp 1.800.000.000 ✓ = nilai PO

TOP (Term of Payment) PT Entity

Catatan

📑 Faktur Pajak akan otomatis dibuat per invoice (3 NSFP)

Faktur Pajak · e-Faktur / Coretax

Finance · Tax

Catat Faktur Pajak yang dibuat di e-Faktur DJP atau Coretax. NSFP wajib format 16 digit. Status melacak siklus pajak: Pending → Created → Sent → Revised → Cancelled.

Linked Invoice

Klien Nilai Pajak (DPP × 11%)

Sistem Penerbit e-Faktur DJP — sistem lama (pajak.go.id) Coretax — sistem baru DJP

NSFP (16 digit) Format: 010.000-YY.XXXXXXXX Tanggal Faktur

Status Faktur Pajak Pending — belum dibuat Created — sudah ada NSFP Sent — sudah dikirim ke klien Revised — direvisi karena ada perubahan Cancelled — dibatalkan

Lampiran PDF Faktur Pajak Catatan

Settle Uncovered Receivable

Finance · Risk Closure

Tutup entri di Uncovered Receivable Tracker. Empat opsi tindak lanjut: dipindah ke quotation berikut, di-write-off (perlu approval BOD), settled dengan bukti, atau dibiarkan terbuka.

Pilih Entri Uncovered

Detail Uncovered

Klien: Nutrifood
Project: P-2026-020 Sampling Mall
CE: Rp 358 jt
PO: Rp 320 jt
Gap: Rp 38 jt
PIC: Albi

Status Saat Ini

Status: Open
Umur: 1 hari
Dibuat: 22 Mei 2026 (auto dari PO validation)

Tindak Lanjut Masuk Quotation Berikut — gap diklaim ke klien via quotation tambahan Settled dengan Bukti — sudah ditagih & dibayar di PO lain Write-off — tidak bisa ditagih (perlu approval BOD) Status Quo — biarkan terbuka, monitor lebih lama

Quotation Tujuan (untuk "Masuk Quotation Berikut") Bukti / Justifikasi

Akan terkait dengan Q-2026-052 Write-off > Rp 50 jt: perlu approval BOD